С 1 сентября 2026 оформление перевозочных документов в электронной форме становится обязательным, бумажные экземпляры утратят юридическую силу.
Новые требования распространяются на все коммерческие перевозки грузов, а также их участников: грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов.
Для участия в транспортном ЭДО потребуется:
- зарегистрироваться в ГИС ЭПД;
- заключить договор с аккредитованным оператором ЭДО, список которых размещён на сайтах ФНС и Минтранса;
- получить электронно-цифровые подписи (ЭЦП): усиленные квалифицированные для генерального директора, усиленные неквалифицированные для сотрудников;
- выпустить машиночитаемые доверенности (МЧД) на сотрудников. МЧД можно оформить на сайте ФНС.
Основными документами транспортного ЭДО являются Электронная транспортная накладная (ЭТрН) и Электронный путевой лист (ЭПЛ).
- Стандартная электронная транспортная накладная (ЭТрН) включает 8 титулов (файлов, которые заполняет и подписывает участник перевозки после завершения своего этапа):
- 4 обязательных титула (заполняются всегда);
- 4 дополнительных (заполняются при возникновении определённых обстоятельств).
Важно: ЭтРН оформляется только когда есть договор перевозки груза.
- Электронный путевой лист (ЭПЛ) включает 6 титулов, оформляется на рейс или смену.
Важно: если на маршруте задействованы 2 водителя посменно, формируется 1 ЭПЛ на рейс с указанием обоих водителей. Каждый подписывает титул за свою смену.
Наши рекомендации в новых условиях:
- провести аудит внутренних процессов и актуализировать локальные нормативные акты, а также шаблоны документов (политика бухучета, должностные инструкции, шаблоны договоров)
- проверить аккредитацию вашего оператора ЭДО;
- оформить ЭЦП и МЧД сотрудникам, участвующим в организации, отправке, перевозке и приеме грузов;
- направить контрагентам приглашения в системах ЭДО;
- в случае, если вы заключаете договоры с водителями – самозанятыми, проверить наличие у них ЭЦП (ПЭП);
- обучить сотрудников порядку формирования и заполнения ЭПД.
